Hausverwaltung

Aufgaben eines WEG-Verwalters

Das sieht der Eigentümer:
- Wirtschaftsplan
- Jahresabrechnung
- Eigentümerversammlung
- Aushänge
- Rundschreiben
- Begehung der Wohnanlage
- Individuelle Beratung und Informationen
- Protokoll der Eigentümerversammlung

Das sieht ein gut informierter Eigentümer:
- Rechnungsprüfung
- Objekttermine
- Eigentümer- und Hausbewohnergespräche
- Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
- Mahnwesen bei Zahlungsverzug
- Vorbereitung von Eigentümerversammlungen
- Veranlassen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen: Preisanfragen, Angebotseinholungen,  Erstellen von Preisspiegeln, -Beratung, Preisverhandlung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle

Leistungen der Hausverwaltung, die der Eigentümer nicht sieht:

 Kaufmännische Leistungen

- Verbuchen sämtlicher Geldein- und Ausgänge
- Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeträgen
- Überwachen von Zahlungseingängen
- Bearbeiten von SEPA-Lastschriftbuchungen
- Mahnen und ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
- Verwalten und disponieren von Geldmitteln auf Girokonten und Geldanlagekonten
- Ständige Rechnungskontrolle
- Anweisen und Veranlassen von Zahlungen
- Bearbeiten von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung
- Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksamen Leistungen
- Erstellen der erforderlichen Meldungen an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, VBG
- Errechnen und Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen
- Erstellen von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen
- Veranlassen und Erstellen der Heizkostenabrechnung
- Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser- und Stromverbrauch)
- Kennen und Beachten von Lohn-/Einkommensteuer-/Umsatzsteuergesetz, Abgabenordnung etc.

Technische Leistungen

- Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Preisspiegeln
- Nachhalten von Terminen (Angebote, Auftragsausführung, Mängel, Gewährleistungsansprüche)
- Einweisen und Einarbeiten des Hausbetreuungspersonals
- Beschaffen von Genehmigungen
- Abschluss von Wartungsverträgen (Aufzug-, Heizungs-, Pumpen und Feuerlöscherwartung etc.)
- Vorbereiten und Organisieren von TÜV- Brandschutz, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Garagentor, Heizung, Feuerlöscher etc.)
- Bearbeiten von Schlüsselbestellungen
- Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (Bsp. Rohrbruch)
- Veranlassen von Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit der Versicherung
- Vergeben/ Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen
- Beauftragen von Sachverständigen
- Korrespondenz mit Eigentümern, Hausbewohnern und Handwerkern
- Kennen und Beachten einer Vielzahl von rechtlichen Bestimmungen sowie von DIN-Bestimmungen, Landesbauordnung, Orts- und Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschl. der Durchführungsbestimmungen 

Allgemeine Verwaltung

- Korrespondenz mit Eigentümern, Hausbewohnern und Handwerkern

- Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten
- Bearbeiten von Beschwerden und Verstößen gegen die Hausordnung
- Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
- Beraten von Eigentümern, Hausbewohnern und Hausmeistern
- Abschluss von Verträgen (Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträgen etc.)
- Terminabstimmung und Raumreservierung für Eigentümerversammlung
- Erstellen von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung
- Erstellen der Beschlussniederschrift
- Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen und Hausgeldklagen
- Erteilen von Genehmigungen